제안서 작업은 첫 시안을 완성한 뒤부터 수정 요청이 본격적으로 시작되는 경우가 많았습니다. 영업 담당자뿐 아니라 여러 담당자가 내용을 확인하기 때문에 수정사항도 메일과 메신저를 통해 나눠서 전달됐습니다.
요청이 한 번에 정리되어 들어오면 비교적 간단하지만, 작업 도중 새로운 수정사항이 추가되거나 같은 내용이 들어간 다른 페이지까지 함께 바꿔야 하는 경우도 있었습니다.
저는 여러 수정사항을 놓치지 않기 위해 PPT에 직접 표시한 뒤 문구와 디자인을 순서대로 수정했습니다.
수정 요청은 메일과 메신저로 확인했어요
제안서 수정사항은 주로 메일과 메신저로 전달받았습니다. 메일로 전체 수정 내용을 받고, 작업 중 추가로 확인해야 하는 내용은 메신저로 전달받는 경우가 많았습니다.
여러 담당자의 요청이 함께 들어오면 같은 페이지에 서로 다른 의견이 포함되기도 했습니다. 요청 내용이 명확하지 않거나 앞뒤가 맞지 않는 부분은 임의로 판단하지 않고 메신저로 담당자에게 직접 확인했습니다.
수정 요청을 확인할 때는 다음 내용을 먼저 구분했습니다.
- 문구를 변경해야 하는 페이지
- 이미지나 도형을 바꿔야 하는 페이지
- 배치와 여백을 다시 정리해야 하는 페이지
- 같은 내용이 들어간 다른 페이지
- 수정 후 전체 흐름을 다시 확인해야 하는 부분
요청 내용을 읽는 것에서 끝내지 않고 해당 PPT 페이지에 직접 표시했습니다. 별도의 메모만 사용하면 실제 페이지와 수정 내용을 다시 대조해야 했기 때문입니다.
원본은 보관하고 복사본에서 수정했어요
수정을 시작하기 전에는 원본 파일을 그대로 보관하고 복사본을 만들어 작업했습니다.
파일명은 다음과 같은 형식으로 구분했습니다.
프로젝트 제안서_v01
원본 파일을 직접 수정하면 이전 내용과 비교하기 어렵고, 수정 과정에서 문제가 생겼을 때 되돌아갈 기준도 사라질 수 있습니다. 복사본에서 작업하면 수정 전후 내용을 비교하기 쉽고 파일을 잘못 저장했을 때도 원본을 다시 확인할 수 있었습니다.
다만 버전이 여러 개 생기면 최신 파일을 혼동할 수 있어 전달 전에 파일명과 최종 저장 시간을 다시 확인하는 과정이 필요했습니다.
문구를 먼저 수정한 뒤 디자인을 정리했어요
문구 변경과 디자인 변경이 함께 들어온 경우에는 문구를 먼저 수정했습니다.
문장이 길어지거나 짧아지면 텍스트 박스의 크기와 줄바꿈 위치가 달라지고, 주변 도형과 이미지의 위치도 다시 조정해야 하기 때문입니다. 디자인부터 수정한 뒤 문구가 바뀌면 같은 페이지를 다시 손봐야 할 수 있습니다.
제가 적용한 순서는 다음과 같습니다.
- 변경된 문구를 먼저 입력합니다.
- 내용이 빠짐없이 반영됐는지 확인합니다.
- 줄바꿈과 텍스트 박스 크기를 조정합니다.
- 도형과 이미지의 위치를 다시 맞춥니다.
- 색상과 간격을 정리합니다.
- 수정 표시를 삭제합니다.
한 페이지의 수정이 완전히 끝난 뒤에만 표시를 삭제했습니다. 표시가 남아 있으면 아직 확인하지 않은 페이지라는 의미였고, 표시가 없다면 문구와 디자인 수정이 모두 끝난 페이지로 구분할 수 있었습니다.
같은 내용이 들어간 다른 페이지도 확인했어요
제안서에는 목차가 다르더라도 동일한 문구나 이미지가 반복해서 들어가는 경우가 있었습니다.
예를 들어 회사 소개나 제품 설명이 앞부분과 세부 제안 부분에 다시 등장한다면 한쪽 내용이 수정될 때 다른 페이지도 함께 변경해야 했습니다.
수정 요청에 특정 페이지 하나만 적혀 있어도 다음 항목을 확인했습니다.
- 같은 제목이 사용된 다른 페이지가 있는지
- 동일한 제품 설명이 반복되는지
- 같은 이미지나 도표가 다시 사용됐는지
- 변경된 문구가 목차나 요약 페이지에도 들어가는지
- 수정으로 인해 페이지 순서나 번호가 달라지는지
수정 요청이 들어온 페이지 한 장만 보면 다른 위치에 남은 이전 내용을 놓칠 수 있습니다. 그래서 같은 내용을 사용한 페이지가 있는지 함께 확인하는 과정이 필요했습니다.
수정 중에는 해당 페이지, 마지막에는 전체를 확인했어요
수정 작업을 진행하는 동안에는 표시된 페이지를 중심으로 확인했습니다. 한 페이지의 수정이 끝나면 표시를 삭제하고 다음 페이지로 이동했습니다.
모든 요청을 반영한 뒤에는 수정한 페이지만 다시 보는 것으로 끝내지 않았습니다. PPT의 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 전체를 순서대로 확인했습니다.
전체 검수에서는 다음 항목을 확인했습니다.
- 요청받은 문구가 모두 반영됐는지
- 수정 표시가 남아 있지 않은지
- 같은 내용이 있는 다른 페이지도 변경됐는지
- 수정 과정에서 글자가 잘리거나 겹치지 않았는지
- 이미지와 도형의 위치가 달라지지 않았는지
- 목차와 페이지 순서가 맞는지
- 최종 전달할 파일의 버전이 맞는지
수정한 페이지에서는 문제가 없어 보여도 전체 흐름으로 보면 제목이나 디자인 기준이 달라진 부분이 보일 수 있었습니다. 그래서 최종 전달 전에는 전체 페이지 확인이 필요했습니다.
이전 버전을 전달했을 때는 빠르게 다시 보냈어요
수정 과정에서 이전 버전의 파일을 전달한 사실을 뒤늦게 확인한 적도 있었습니다. 이때는 잘못 전달한 사실을 확인한 즉시 최신 파일을 다시 보냈습니다.
수정사항 한 부분이 빠진 것을 확인했을 때는 해당 내용을 빠르게 반영한 뒤 수정된 페이지만 별도로 전달해 확인받았습니다.
이런 상황에서는 실수를 감추거나 다음 전달 때까지 기다리는 것보다 어떤 부분이 잘못됐는지 정확히 알리고 수정본을 빠르게 보내는 것이 중요했습니다.
동시에 여러 버전이 만들어질수록 파일명만 보고 판단하지 않고 실제 파일을 열어 수정 내용이 포함됐는지 확인해야 했습니다.
수정 누락을 줄인 작업 순서
제가 제안서 수정 요청을 처리한 순서는 다음과 같습니다.
- 메일과 메신저로 전달된 요청을 모아 확인합니다.
- 수정할 PPT 페이지에 직접 표시합니다.
- 원본을 보관하고 복사본을 만듭니다.
- 파일명에 버전을 표시합니다.
- 문구 변경을 먼저 반영합니다.
- 변경된 문구에 맞춰 디자인을 수정합니다.
- 같은 내용이 들어간 다른 페이지도 확인합니다.
- 수정이 끝난 페이지의 표시를 삭제합니다.
- 전체 페이지를 처음부터 다시 확인합니다.
- 최종 파일의 버전과 수정 내용을 확인한 뒤 전달합니다.
제안서 수정 작업에서 중요한 것은 수정 속도만이 아니었습니다. 여러 담당자의 요청을 구분하고, 같은 내용이 사용된 다른 페이지까지 확인하며, 최종 파일을 정확하게 전달하는 과정이 함께 필요했습니다.
PPT에 수정할 부분을 직접 표시하고 완료된 표시를 하나씩 삭제하는 방식은 단순하지만, 여러 페이지의 수정 누락을 줄이는 데 도움이 됐습니다.
제안서의 표와 텍스트를 정리한 방법은 아래 글에서 확인할 수 있습니다.
