영업 제안서를 디자인하면서 기능 비교, 일정, 제품 사양처럼 표로 정리된 내용을 자주 다뤘습니다. 원본은 대부분 기업에서 전달한 워드 형식의 RFP에 포함되어 있었고, 표 제목과 항목명도 이미 정해져 있었습니다.
이런 표를 PPT에 옮길 때 내용을 마음대로 줄이기는 어려웠습니다. 중요한 기능이나 조건을 임의로 생략하면 제안 내용 자체가 달라질 수 있기 때문입니다.
그래서 저는 내용을 과감하게 삭제하기보다 정렬, 색상, 구분선과 여백을 조정해 표를 읽기 쉽게 만드는 데 집중했습니다.
워드 RFP의 표를 그대로 옮기면 읽기 어려웠어요
워드 문서에 들어 있는 표는 내용을 전달하는 데 초점이 맞춰져 있어 PPT에 그대로 붙여 넣으면 화면이 답답해지는 경우가 많았습니다.
특히 다음과 같은 표에서 문제가 자주 생겼습니다.
- 여러 제품의 기능을 비교하는 표
- 단계별 업무 일정을 정리한 표
- 제품별 사양과 지원 범위를 보여주는 표
- 설명 문장과 숫자가 한 표에 섞여 있는 경우
모든 칸의 크기와 정렬 방식이 같으면 중요한 항목이 눈에 잘 들어오지 않았습니다. 표 안의 내용은 유지하되, 정보의 성격에 따라 정렬과 색상을 다르게 적용해야 했습니다.
숫자와 문장의 성격에 따라 정렬을 달리했어요
표를 정리할 때 가장 먼저 확인한 것은 각 열에 들어가는 정보의 종류였습니다.
제가 주로 사용한 정렬 기준은 다음과 같습니다.
- 일반 숫자와 짧은 단어는 중앙 정렬
- 짧은 설명 문장도 중앙 정렬
- 내용이 긴 문장은 왼쪽 정렬
- 금액은 오른쪽 정렬
짧은 항목은 중앙에 배치하면 표 전체의 균형을 맞추기 편했습니다. 반면 설명이 길어지는 문장은 왼쪽 정렬을 적용해야 문장을 읽는 흐름이 자연스러웠습니다.
금액은 자릿수를 비교하기 쉽도록 오른쪽으로 맞췄습니다. 같은 열 안에서는 정렬 기준을 통일해 항목마다 위치가 달라 보이지 않도록 했습니다.
첫 행과 첫 열에만 색상으로 차이를 줬어요
표 안에 색상을 많이 사용하면 구분은 쉬워 보이지만, 실제로는 어떤 부분을 먼저 봐야 하는지 모호해질 수 있습니다.
저는 첫 번째 행인 헤더에 제안서의 메인 색상을 적용했습니다. 첫 번째 열에도 헤더와 비슷한 역할을 하는 항목이 들어간다면 서브 색상을 사용했습니다.
그 외 본문 셀에는 색상 사용을 최대한 줄였습니다. 배경은 흰색이나 밝은 회색을 유지하고, 강조가 필요한 항목에만 제한적으로 색을 적용했습니다.
이렇게 하면 표 전체가 제안서의 톤앤매너와 연결되면서도 실제 데이터와 설명을 방해하지 않았습니다.
모든 칸에 테두리를 넣지는 않았어요
워드 문서의 표는 모든 셀에 테두리가 들어가 있는 경우가 많았습니다. 이 방식을 PPT에 그대로 적용하면 선이 많아져 내용보다 격자가 먼저 보였습니다.
그래서 표의 구조를 이해하는 데 필요한 구분선만 남겼습니다.
- 헤더와 본문을 나누는 선
- 서로 다른 항목 그룹을 나누는 선
- 행을 구분하는 얇은 가로선
- 내용 범위를 보여줘야 할 때 사용하는 외곽선
세로선 없이도 내용을 구분할 수 있다면 세로선은 사용하지 않았습니다. 선의 색상도 검은색보다는 연한 회색을 사용해 내용보다 강하게 보이지 않도록 조정했습니다.
내용이 많을 때는 무조건 줄이지 않았어요
표가 한 페이지에 들어가지 않을 때는 먼저 폰트 크기와 자간, 행간을 조정했습니다. 셀 안의 불필요한 여백도 줄여 실제 내용이 들어갈 공간을 확보했습니다.
하지만 계속 크기를 줄이는 방식에는 한계가 있었습니다. 글자가 너무 작아지면 표가 한 페이지에 들어가더라도 내용을 확인하기 어려웠습니다.
조정한 뒤에도 표가 너무 길다면 다음 페이지로 나눴습니다. 이때는 표의 중간 내용만 다음 장으로 넘기지 않고 헤더도 함께 반복했습니다.
다음 페이지에서도 각 열이 무엇을 의미하는지 바로 확인할 수 있어야 하기 때문입니다. 표가 두 페이지로 나뉘더라도 헤더와 열 너비, 정렬 기준은 동일하게 유지했습니다.
표 디자인보다 내용 파악을 먼저 확인했어요
최종 검수에서 가장 중요하게 본 것은 표가 예쁘게 보이는지가 아니라 내용을 제대로 파악할 수 있는지였습니다.
다음 항목을 순서대로 확인했습니다.
- 표 제목과 항목명이 원본과 일치하는지 확인합니다.
- 기능, 일정, 제품 사양이 올바른 열에 들어갔는지 확인합니다.
- 숫자와 금액의 자릿수가 틀리지 않았는지 확인합니다.
- 같은 종류의 정보에 동일한 정렬이 적용됐는지 확인합니다.
- 헤더와 첫 열의 색상 역할이 분명한지 확인합니다.
- 구분선이 내용을 가리거나 지나치게 강조되지 않는지 확인합니다.
- 다음 장으로 넘어간 표에도 헤더가 포함됐는지 확인합니다.
- 화면을 축소했을 때도 전체 구조를 구분할 수 있는지 확인합니다.
지금까지 표 디자인 자체 때문에 큰 문제가 발생한 적은 없었습니다. 다만 표에는 기능명, 일정, 금액처럼 정확성이 중요한 정보가 들어가므로 디자인을 마친 뒤에도 원본 RFP와 다시 비교했습니다.
PPT 표의 목적은 내용을 빠르게 찾게 하는 것이었어요
표를 정리한 뒤 가장 크게 좋아진 점은 가독성이었습니다. 색상을 많이 사용하거나 모든 칸을 꾸미지 않아도 정렬과 구분선만 명확하면 필요한 내용을 빠르게 찾을 수 있었습니다.
특히 기능 비교와 제품 사양처럼 항목이 많은 표에서는 디자인 요소를 추가하는 것보다 정보의 위치를 일정하게 유지하는 것이 더 중요했습니다.
내용이 많을 때는 글자를 지나치게 줄이기보다 헤더와 함께 다음 장으로 나누는 편이 실제 발표와 문서 검토에도 적합했습니다.
결국 제안서 표 디자인은 내용을 새롭게 만드는 작업이 아니라, 이미 정해진 정보를 빠르고 정확하게 확인할 수 있도록 정리하는 작업에 가까웠습니다.
제안서의 전체 템플릿과 긴 문장을 정리한 과정은 아래 글에서 확인할 수 있습니다.
