인하우스 디자이너로 일하면서 영업팀, 교육팀, 팀장에게 다양한 디자인 작업을 요청받았습니다. eDM부터 리플렛, 브로슈어, 제안서와 온라인 이미지까지 제작물의 종류도 다양했습니다.
작업 요청은 담당자가 텍스트 초안을 작성해 메일에 첨부하는 방식이 많았습니다. 하지만 첨부된 내용은 최종 원고라기보다 필요한 정보를 러프하게 정리한 상태에 가까웠습니다.
그래서 메일을 받은 뒤 바로 디자인을 시작하기보다 마감일과 제작 목적, 문구, 규격, 최종 확인자를 먼저 정리했습니다.
이 글에서는 사내 디자인 요청을 받았을 때 작업 전에 확인한 정보를 정리합니다. 독자가 자신의 업무에 맞춰 사용할 수 있도록 요청 양식과 확인 질문 예제도 함께 담았습니다.
※ 실제 회사의 요청 메일과 담당자 정보는 공개하지 않습니다. 아래 양식과 대화 문구는 당시 경험을 바탕으로 만든 설명용 예제입니다.
작업 요청을 받으면 마감일부터 확인했어요
제가 가장 먼저 확인한 것은 마감일이었습니다.
제작물의 분량이 많더라도 일정에 여유가 있다면 작업 순서를 조정할 수 있습니다. 반대로 한 장짜리 이미지라도 당일 발송이나 행사 일정에 맞춰야 한다면 먼저 처리해야 했습니다.
여러 작업의 일정이 겹칠 때는 마감일을 변경할 수 없는 프로젝트를 우선했습니다.
예를 들면 다음과 같은 작업입니다.
- 발송 날짜가 정해진 교육 eDM
- 인쇄 발주 일정이 정해진 리플렛과 브로슈어
- 개최일이 정해진 세미나 제작물
- 제출 시간이 정해진 영업 제안서
- 시작일이 정해진 프로모션 이미지
마감일만 확인하는 것으로 끝내지 않고, 담당자가 요청한 날짜가 실제 최종 전달일인지 중간 시안 확인일인지도 구분해야 했습니다.
디자인 요청을 정리하는 양식
아래는 작업 전에 필요한 정보를 모으기 위한 양식입니다. 당시 별도의 요청서로 사용했던 문서를 공개하는 것은 아니며, 제가 확인했던 항목을 독자가 활용할 수 있도록 정리했습니다.
- 제작물: [eDM / 리플렛 / 제안서 / 온라인 이미지 등]
- 목적: [교육 신청 안내 / 제품 소개 / 행사 안내 등]
- 대상: [제작물을 실제로 보는 사람]
- 사용처: [메일 / 홈페이지 / SNS / 인쇄 등]
- 규격과 분량: [가로·세로 크기 / 페이지 수 / 단면·양면 등]
- 원고와 자료: [첨부파일 / 보관 위치 / 확정 여부]
- 필수 정보: [날짜 / 비용 / 조건 / 문의처 / 신청 링크 등]
- 참고 자료: [유지할 디자인 기준과 참고할 부분]
- 시안 확인일: [날짜와 시간]
- 최종 파일 전달일: [날짜와 시간]
- 게시·발송·행사일: [실제로 사용하는 날짜]
- 최종 확인자: [내용과 디자인을 확정할 담당자]
- 전달 형식: [PDF / JPG / PNG / PPTX 등]
모든 제작물에 모든 항목이 필요한 것은 아닙니다. 작업에 해당하지 않는 항목은 제외하되, 일정과 사용처, 내용의 확정 여부는 먼저 확인하는 것이 좋아요.
특히 ‘금요일까지’라는 요청은 금요일에 첫 시안을 확인하려는 것인지, 그날 바로 게시할 최종 파일이 필요한 것인지 구분해야 합니다. 인쇄나 발송 준비 시간이 필요한 작업은 실제 사용일과 파일 전달일도 별도로 확인합니다.
러프한 텍스트 초안을 직접 정리했어요
담당자가 메일에 첨부한 초안은 디자인에 바로 사용할 수 있는 최종 문구가 아닌 경우가 많았습니다.
내용의 순서가 정리되지 않았거나, 제목과 본문이 구분되지 않았거나, 한 문단에 여러 정보가 섞여 있기도 했습니다. 이 경우 초안을 그대로 복사해 배치하지 않고 내용을 먼저 정리했습니다.
주로 다음 항목을 구분했습니다.
- 가장 먼저 보여줄 제목
- 제목을 설명하는 보조 문구
- 날짜와 시간
- 장소나 진행 방식
- 신청 방법
- 반드시 확인해야 하는 안내사항
- 문의처
- 버튼이나 링크에 사용할 문구
긴 문장은 의미가 달라지지 않는 범위에서 읽기 쉽게 나눴습니다. 다만 행사 조건이나 제품 기능처럼 정확성이 필요한 내용은 담당자에게 다시 확인했습니다.
문구가 정리되지 않은 상태에서 디자인을 먼저 시작하면 이후 텍스트 분량이 달라질 때 전체 배치를 다시 수정해야 했습니다. 그래서 초안의 정보 구조를 정리한 뒤 시안을 제작하는 순서를 유지했습니다.
제작 목적과 사용 대상을 확인했어요
같은 내용이라도 어디에 사용하고 누가 보는지에 따라 디자인 방식이 달라졌습니다.
교육 eDM은 메일에서 일정과 신청 버튼을 빠르게 확인할 수 있어야 했고, 영업 리플렛은 미팅 현장에서 제품과 서비스 내용을 순서대로 설명할 수 있어야 했습니다.
작업을 시작하기 전에는 다음 내용을 확인했습니다.
- 제작물을 사용하는 목적
- 실제로 보는 대상
- 온라인과 인쇄물 중 어느 방식으로 사용하는지
- 메일, 홈페이지, SNS 등 게시 위치
- 한 번만 사용하는지 반복해서 수정하는지
- 최종적으로 필요한 파일 형식
목적과 사용 대상이 정리되면 어떤 정보를 크게 보여줘야 하는지, 어떤 내용을 보조 정보로 배치해야 하는지 결정하기 쉬웠습니다.
사이즈와 전달 형식을 함께 확인했어요
제작물의 사이즈는 요청자가 지정할 때도 있었고, 사용처에 맞춰 제가 직접 결정할 때도 있었습니다.
인쇄물은 실제 출력 규격과 페이지 수를 확인했고, 온라인 이미지는 홈페이지나 SNS에 사용하는 크기를 기준으로 제작했습니다. eDM은 메일에서 확인할 수 있는 너비와 모바일 화면까지 고려해야 했습니다.
요청 단계에서 확인한 규격은 다음과 같습니다.
- 가로형 또는 세로형
- 인쇄물의 실제 크기
- 단면 또는 양면
- 온라인 게시 위치
- 필요한 이미지 비율
- PDF, JPG, PNG, PPT 등 전달 형식
- 인쇄용과 화면용 파일의 구분
요청자가 사이즈를 정하지 않았다면 실제 사용처를 확인한 뒤 제가 규격을 제안했습니다.
디자인 방향이 모호하면 담당자에게 확인했어요
메일이나 메신저로 참고 자료를 받더라도 원하는 디자인 방향이 명확하지 않은 경우가 있었습니다.
이때는 참고 이미지만 보고 임의로 작업하지 않고 담당자에게 직접 확인했습니다. 기존 제작물과 같은 톤을 원하는지, 새로운 분위기를 원하는지, 반드시 유지해야 하는 색상이나 이미지가 있는지 물었습니다.
확인할 내용이 많다면 디자인 시안을 여러 개 만드는 것보다 작업 전에 기준을 정하는 편이 효율적이었습니다.
특히 기존 제작물의 일부만 수정하는 작업인지 완전히 새롭게 만드는 작업인지에 따라 필요한 작업 시간이 크게 달라졌습니다.
‘깔끔하게’라는 요청을 구체적으로 확인해요
‘깔끔하게’, ‘눈에 띄게’, ‘고급스럽게’ 같은 표현만으로는 수정 방향을 정하기 어렵습니다. 아래는 담당자에게 물어볼 수 있는 설명용 질문입니다.
기존 자료를 참고해달라는 경우
기존 자료에서 유지할 부분이 색상과 글꼴인지, 전체 배치인지 확인 부탁드립니다. 내용과 이미지도 그대로 사용하면 될까요?
중요한 내용을 강조해달라는 경우
교육명, 일정, 신청 버튼 중 가장 먼저 보여야 하는 정보는 무엇인가요? 강조할 항목을 정하면 그 기준으로 크기와 배치를 조정하겠습니다.
여러 사용처에 필요한 경우
메일용과 홈페이지용 이미지가 각각 필요한가요? 사용처별 규격과 전달 형식을 확인 부탁드립니다.
참고 이미지가 있어도 어떤 부분을 참고할지 함께 정하는 것이 좋습니다. 색상만 참고하려던 요청을 전체 레이아웃을 따라 만드는 작업으로 이해하면 결과가 달라질 수 있기 때문입니다.
내용이 확정되지 않으면 수정이 반복됐어요
대표의 결정으로 급하게 시작된 프로모션을 제작한 적이 있었습니다. 일정은 빠르게 정해졌지만 담당자도 세부 내용을 충분히 파악하지 못한 상태였습니다.
우선 전달받은 초안을 기준으로 시안을 만들었지만, 이후 조건과 문구가 추가되면서 여러 차례 수정해야 했습니다.
이 경험에서는 디자인 방향보다 내용이 확정되지 않은 것이 수정의 가장 큰 원인이었습니다. 제목과 혜택, 진행 일정이 달라지면 텍스트만 바꾸는 것으로 끝나지 않고 정보의 순서와 배치도 다시 조정해야 했습니다.
급한 작업일수록 최소한 다음 내용은 먼저 확인할 필요가 있었습니다.
- 프로모션의 목적
- 대상
- 기간
- 혜택과 조건
- 신청 또는 참여 방법
- 반드시 포함해야 하는 안내
- 최종 결정권자
내용이 완전히 확정되지 않았다면 수정 가능성이 있다는 점을 고려해 초기 시안의 구조를 너무 복잡하게 만들지 않는 편이 작업하기 쉬웠습니다.
미확정 정보는 추정해서 채우지 않아요
일정이 급하더라도 비용이나 혜택, 참여 조건이 확정되지 않았다면 임의로 문구를 만들지 않는 것이 좋습니다. 아래는 작업 범위를 확인하는 설명용 예제입니다.
| 항목 | 확인 상태 | 작업 시 처리 |
|---|---|---|
| 교육명 | 확정 | 시안에 반영 |
| 진행 날짜 | 확정 | 시안에 반영 |
| 참가 비용 | 미확정 | 담당자 확인 전 공개하지 않음 |
| 신청 링크 | 미확정 | 최종 주소 확인 후 연결 |
| 프로모션 혜택 | 확인 필요 | 적용 대상과 조건 확인 |
미확정 항목이 있는 상태에서 시안을 먼저 만든다면, 담당자에게 그 상태를 분명히 안내합니다.
교육명과 날짜는 반영했습니다. 참가 비용과 신청 링크는 아직 확인되지 않아 검토용 시안에서 미확정 항목으로 표시했습니다. 최종 파일을 만들기 전에 확정 내용을 전달 부탁드립니다.
검토용 표시가 남아 있는 파일을 게시·발송용으로 전달하지 않도록 주의해야 합니다. 최종 전달 단계에서는 미확정 표시와 임시 링크가 모두 정리됐는지 확인합니다.
담당자부터 대표까지 순서대로 확인받았어요
시안을 만든 뒤에는 담당자와 팀장에게 먼저 확인받고, 필요한 경우 대표의 최종 확인을 거쳤습니다.
확인 단계에서는 각 담당자가 보는 기준도 달랐습니다.
- 요청 담당자: 내용과 일정이 정확한지 확인
- 팀장: 전체 구성과 디자인 방향 확인
- 대표: 최종 메시지와 프로모션 조건 확인
여러 사람이 확인하는 과정에서 새로운 의견이 추가될 수 있으므로, 변경된 내용이 이전 확인 내용과 충돌하지 않는지도 살펴봤습니다.
수정이 끝난 뒤에는 최종 문구와 이미지, 날짜, 링크, 연락처 등을 다시 확인했습니다.
필요한 형식으로 전달하고 원본은 관리했어요
최종 파일은 제작물의 사용 방식에 따라 다른 형식으로 전달했습니다.
온라인 게시용이라면 JPG나 PNG, 확인용 문서라면 PDF, 추가 편집이 필요한 제안서라면 PPT처럼 목적에 맞는 파일을 전달했습니다.
일러스트 등 편집 가능한 원본 파일은 대부분 요청 부서에 전달하지 않고 디자인 작업용으로 관리했습니다. 원본이 필요한 특별한 상황이 아니라면 실제 사용에 필요한 파일만 전달했습니다.
최종 전달 전에는 다음 항목을 확인했습니다.
- 전달할 파일이 최종 버전인지 확인합니다.
- 요청한 사이즈와 형식이 맞는지 확인합니다.
- 날짜와 연락처 등 주요 정보를 확인합니다.
- 이미지가 깨지거나 잘리지 않았는지 확인합니다.
- PDF나 이미지 파일을 직접 열어봅니다.
- 전달 메일에 필요한 설명을 함께 작성합니다.
- 원본과 최종 파일을 정해진 폴더에 보관합니다.
요청 단계의 확인이 수정 횟수를 줄였어요
사내 디자인 요청은 초안을 받았다는 이유만으로 모든 내용이 확정된 상태는 아니었습니다. 저는 마감일부터 확인한 뒤 목적과 대상, 사용처, 규격, 원고와 최종 확인자를 정리했습니다.
작업 전에 결정할 항목과 아직 확인이 필요한 항목을 구분하면 무엇을 기준으로 시안을 만들지 분명해집니다. 급한 작업이라도 공개할 조건을 추정해서 채우지 않고, 최종 전달 전에는 미확정 내용이 남아 있지 않은지 확인하는 것이 중요합니다.
디자인 파일을 저장하고 전달본을 관리한 방법은 아래 글에서 확인할 수 있습니다.
