같은 회사에서 만든 제안서와 eDM, 브로슈어인데도 서로 다른 회사의 제작물처럼 보이던 때가 있었어요.
자료마다 사용하는 색상이 달랐고, 제목 크기와 여백도 일정하지 않았습니다. 로고가 들어가는 위치와 크기도 제작물에 따라 달라졌어요.
기존에는 공통으로 사용할 만한 디자인 기준이 없어 작업할 때마다 새로운 형식을 만들어야 했습니다. 정기적으로 발행하는 교육 eDM이나 반복해서 제작하는 영업 제안서도 이전 파일을 찾아 참고해야 했어요.
이 문제를 줄이기 위해 기존 제작물에서 유지해야 할 요소를 찾고, 색상과 폰트, 제목 크기, 여백, 로고 사용 기준을 새롭게 정리했습니다. 교육 eDM과 제안서에는 반복해서 사용할 수 있는 템플릿도 만들었어요.
※ 이 글에서 말하는 디자인 가이드는 개발 코드까지 포함하는 제품 디자인 시스템보다 사내 제작물의 시각 기준과 템플릿을 정리한 작업에 가깝습니다. 실제 회사의 색상, 로고와 원본 템플릿은 공개하지 않습니다.
기존 제작물을 먼저 모아 확인했어요
새로운 기준을 바로 만들기 전에 기존 제작물을 확인했습니다.
제안서와 eDM, 뉴스레터, SNS 콘텐츠, 브로슈어, 홈페이지 등 여러 자료를 함께 놓고 반복해서 사용되는 요소와 서로 다른 부분을 구분했어요.
모든 기존 디자인을 그대로 유지하지는 않았습니다.
회사에서 반드시 사용해야 하거나 이미 고객에게 익숙한 요소는 남기고, 일관성을 방해하는 부분은 새로운 기준으로 정리했어요.
기존 자료에서 확인한 내용은 다음과 같았습니다.
- 회사의 대표 색상
- 자주 사용한 보조 색상
- 로고의 기본 형태
- 반복해서 사용한 글꼴
- 제안서와 브로슈어의 제목 구성
- eDM과 뉴스레터의 정보 배치
- 홈페이지에서 사용하는 시각 요소
기존 제작물에서 필요한 부분을 찾는 과정은 회사의 디자인을 모두 새로 바꾸기 위한 작업이 아니었어요. 유지할 요소와 통일해야 할 요소를 결정하기 위한 과정이었습니다.
다섯 가지 기준을 먼저 정리했어요
모든 디자인 요소를 한 번에 규정하기보다 제작물마다 반복해서 문제가 되었던 항목부터 정했습니다.
먼저 정리한 기준은 다음 다섯 가지였어요.
색상
회사에서 기본으로 사용할 주요 색상과 함께 사용할 수 있는 보조 색상을 정리했습니다.
제작물마다 비슷하지만 다른 색상을 사용하는 일을 줄이고, 강조가 필요한 부분에 어떤 색상을 사용할지 구분했어요.
폰트
제목과 본문에 사용할 글꼴을 정했습니다.
자료마다 다른 폰트를 사용하면 페이지 분위기가 달라질 수 있고, 파일을 공유했을 때 상대방의 컴퓨터에서 정상적으로 표시되지 않을 수도 있었어요.
제목 크기
제안서와 문서에서 제목, 소제목, 본문의 크기 차이를 정리했습니다.
같은 역할을 하는 제목이 페이지마다 다른 크기로 보이지 않게 하기 위한 기준이었어요.
여백
텍스트와 이미지가 들어갈 수 있는 영역을 정하고 페이지 가장자리의 안전 여백을 통일했습니다.
내용이 많아질 때도 기준선 밖으로 요소가 밀려나지 않도록 확인했어요.
로고
로고의 크기와 위치, 주변 여백을 정리했습니다.
제작물마다 로고를 지나치게 크게 사용하거나 다른 위치에 배치하는 문제를 줄이기 위한 기준이었어요.
정기 발행물은 템플릿으로 만들었어요
색상과 폰트 기준만 정리하면 실제 작업을 할 때 다시 레이아웃을 만들어야 했어요.
반복해서 제작하는 교육 eDM과 영업 제안서는 바로 사용할 수 있는 템플릿도 함께 구성했습니다.
교육 eDM 템플릿에는 다음과 같은 기본 영역을 만들었어요.
- 교육명과 주요 이미지
- 교육 날짜와 장소
- 교육 내용
- 신청 버튼
- 문의 정보
- 홈페이지 및 관련 채널
- 프로모션 안내
영업 제안서 PPT에는 자주 사용하는 페이지 형태를 정리했습니다.
- 표지
- 목차
- 구분 페이지
- 일반 본문
- 아이콘 설명
- 비교 페이지
- 프로세스
- 표와 데이터
- 마무리 페이지
템플릿은 문구와 이미지를 바꿔도 기본적인 위치와 여백이 유지되도록 구성했어요.
정기 발행물마다 처음부터 레이아웃을 만드는 시간을 줄이고, 내용 정리와 최종 검수에 더 집중할 수 있었습니다.
PPT와 PDF, 원본 파일을 함께 보관했어요
완성한 디자인 기준은 한 가지 파일로만 보관하지 않았습니다.
다른 팀에서도 확인할 수 있도록 PPT와 PDF, 원본 파일을 공유 폴더에 업로드했어요.
파일마다 사용하는 목적이 달랐습니다.
- PDF: 디자인 기준을 열람할 때 사용
- PPT: 다른 팀이 제안서나 문서를 작성할 때 사용
- 원본 파일: 디자인팀에서 세부 작업을 수정할 때 사용
- 공유 폴더: 최신 파일과 공통 자료를 함께 보관
다른 팀과 함께 사용해야 하는 템플릿은 공유 폴더에 올렸고, 디자인팀에서만 수정할 수 있는 원본 자료는 팀원들과 별도로 공유했습니다.
기준을 만들더라도 구성원이 찾을 수 없는 위치에 있으면 실제 업무에서 사용하기 어려웠어요. 파일의 목적에 맞게 형식을 나누고 한곳에서 확인할 수 있도록 정리했습니다.
다른 팀에서 사용한 파일은 다시 수정할 때가 많았어요
가이드를 공유했다고 해서 모든 결과물이 같은 기준으로 만들어지지는 않았습니다.
디자인팀이 아닌 다른 팀에서 템플릿을 사용한 뒤 전달한 작업물은 정해둔 기준이 지켜지지 않은 경우가 많았어요.
주로 다음과 같은 부분을 다시 확인했습니다.
- 제목 크기가 임의로 변경됨
- 지정하지 않은 색상이 추가됨
- 텍스트가 안전 여백 밖으로 벗어남
- 로고의 크기나 위치가 달라짐
- 페이지마다 폰트가 다르게 적용됨
- 기존 레이아웃에 맞지 않게 내용이 추가됨
템플릿이 있어도 사용자가 내용에 맞춰 수정하는 과정에서 기준이 달라질 수 있었습니다.
최종 결과물을 그대로 사용하기보다 디자인팀에서 다시 확인하고 수정하는 일이 많았어요.
이 경험을 통해 디자인 가이드는 파일을 만들어 공유하는 것으로 끝나지 않는다고 느꼈습니다. 다른 팀에서도 이해하기 쉬운 설명이 필요하고, 실제 사용 과정에서 자주 틀리는 부분을 계속 보완해야 했어요.
수치보다 체감되는 작업시간이 줄었어요
디자인 가이드를 만들기 전후의 제작 시간을 정확한 숫자로 측정하지는 않았습니다.
하지만 정기 발행물을 만들 때는 작업시간이 줄었다는 것을 체감할 수 있었어요.
이전에는 지난 파일을 여러 개 열어 색상과 제목 크기, 로고 위치를 비교해야 했습니다. 새로운 디자인을 만들 때마다 어떤 기준을 적용할지도 다시 결정해야 했어요.
템플릿을 만든 뒤에는 기본 구조를 유지하면서 이번 교육이나 제안에 필요한 내용으로 교체할 수 있었습니다.
줄어든 시간에는 다른 업무를 함께 진행할 수 있었어요.
특히 교육 eDM과 제안서처럼 일정에 맞춰 반복적으로 제작해야 하는 작업에서 템플릿의 효과가 컸습니다.
가이드는 완성본보다 계속 수정하는 기준이었어요
제각각이던 제작물을 통일하기 위해 기존 자료를 모두 버리고 처음부터 새로 만들지는 않았습니다.
유지해야 할 부분을 가져오고, 색상과 폰트, 제목 크기, 여백, 로고처럼 반복해서 사용하는 요소에 새로운 기준을 적용했어요. 정기적으로 제작하는 교육 eDM과 제안서는 실제 업무에서 사용할 수 있도록 템플릿으로 만들었습니다.
다만 공유 폴더에 파일을 올리는 것만으로 모든 사람이 기준을 정확하게 사용하는 것은 아니었어요. 다른 팀에서 수정한 파일을 디자인팀이 다시 점검해야 했고, 자주 지켜지지 않는 기준은 더 이해하기 쉽게 정리할 필요가 있었습니다.
지금 다시 사내 디자인 가이드를 만든다면 기준을 설명하는 PDF만 제공하지 않고, 올바른 사용 예시와 자주 발생하는 오류를 함께 정리할 것 같아요.
디자인 기준을 적용해 영업 제안서를 제작했던 과정은 아래 글에서도 확인할 수 있습니다.
영업 제안서 디자인 전 RFP를 정리한 방법｜정보 순서와 템플릿 기준
정기교육 eDM을 제작하고 검수했던 과정은 아래 글에 정리했습니다.
