영업 제안서를 반복해서 제작하다 보면 내용보다 서식을 정리하는 데 시간이 더 걸릴 때가 있어요. 같은 회사의 제안서인데도 페이지마다 제목 위치, 글자 크기, 여백이 달라지면 전체 자료가 하나로 이어져 보이지 않았습니다.
특히 다른 팀에서 기존 제안서를 복사해 내용을 추가한 뒤 디자인 작업을 요청하면 개체 위치와 폰트 크기가 달라진 페이지가 많았어요. 매번 처음부터 수정하는 대신 반복해서 사용하는 페이지와 디자인 기준을 파워포인트 템플릿으로 정리했습니다.
이번 글에서는 실제 제안서 템플릿에 구성했던 페이지와 폰트, 색상, 여백 기준을 정리해 보겠습니다.
반복해서 사용하는 페이지부터 구분했어요
먼저 기존 제안서를 살펴보고 자주 사용하는 페이지를 여섯 가지로 나눴습니다.
- 표지
- 목차 1
- 목차 2
- 간지
- 본문
- 막지
목차는 내용의 양과 구성에 따라 사용할 수 있도록 두 가지 형태로 만들었어요. 간지는 새로운 항목이 시작되는 지점을 보여주는 용도로 사용했고, 본문은 제목과 설명, 이미지 등을 배치할 수 있는 기본 구조로 구성했습니다.
마지막 장인 막지도 제안서마다 새로 만들지 않도록 템플릿에 포함했습니다. 반복해서 사용하는 페이지를 미리 준비해두니 필요한 레이아웃을 선택하고 내용만 입력할 수 있었어요.
슬라이드 마스터에 공통 기준을 설정했어요
기본 페이지는 파워포인트의 슬라이드 마스터에서 관리했습니다. 슬라이드 마스터를 사용하면 여러 페이지에서 반복되는 폰트, 개체 위치, 로고 등을 하나의 기준으로 정리할 수 있어요.
표지와 목차, 간지, 본문처럼 목적이 다른 페이지는 각각 별도의 레이아웃으로 만들었습니다. 이후 새로운 제안서를 제작할 때는 빈 페이지를 만들고 직접 배치하기보다 내용에 맞는 레이아웃을 선택했어요.
템플릿을 만든 뒤에는 공유 폴더에 원본 파일을 올렸습니다. 다른 팀에서는 원본을 직접 수정하지 않고 파일을 내려받아 복사본으로 사용하도록 했어요.
이 방식은 원본 템플릿이 계속 변경되는 것을 막고, 새로운 제안서를 시작할 때 동일한 기본 구조를 사용할 수 있다는 장점이 있었습니다.
안내선과 도형으로 개체 위치를 정했어요
같은 템플릿을 사용해도 개체를 자유롭게 이동하면 페이지마다 여백이 달라질 수 있어요. 이를 줄이기 위해 안내선과 도형을 이용해 제목과 본문이 들어갈 위치를 정했습니다.
확인했던 기준은 다음과 같습니다.
- 제목이 시작되는 위치
- 본문 텍스트의 좌우 여백
- 이미지와 설명 사이의 간격
- 표와 그래프가 들어가는 영역
- 로고의 크기와 위치
- 페이지 번호와 하단 정보의 위치
로고는 크기와 위치를 고정했습니다. 본문 레이아웃에 따라 좌측 또는 우측 하단의 정해진 위치에 배치해 페이지마다 움직이지 않도록 했어요.
안내선은 최종 결과물에 표시되는 요소가 아니지만, 개체를 배치할 때 기준점 역할을 했습니다. 수정된 페이지를 받았을 때도 안내선을 기준으로 개체 위치와 여백이 맞는지 확인할 수 있었어요.
글자 크기와 색상 수를 제한했어요
제안서에서 사용한 글자 크기는 다음과 같이 구분했습니다.
- 제목: 32~40pt
- 소제목: 18pt
- 본문: 13pt
이 수치는 모든 제안서에 적용되는 절대적인 기준이 아니라 제가 제작했던 템플릿의 기준입니다. 제목의 길이와 페이지 구성에 따라 제목은 32~40pt 범위에서 조정했지만, 같은 단계의 텍스트가 페이지마다 크게 달라지지 않도록 했어요.
색상은 주요 색상을 2~3개로 제한했습니다. 회사의 기본 색상과 강조색을 중심으로 사용하고, 필요 이상으로 새로운 색상을 추가하지 않았어요.
표와 그래프도 페이지마다 다른 색을 사용하지 않도록 선 굵기와 색상을 통일했습니다. 데이터의 중요도를 보여주기 위해 강조색을 사용할 때도 템플릿에서 정한 범위 안에서 적용했어요.
긴 문장은 아이콘과 인포그래픽으로 바꿨어요
영업 담당자가 작성한 원고에는 긴 설명이 그대로 들어 있는 경우가 많았습니다. 문장을 모두 삭제할 수는 없지만 한 페이지에 긴 텍스트가 계속 이어지면 중요한 내용을 빠르게 확인하기 어려웠어요.
그래서 항목이 명확하게 나뉘는 내용은 항목별 아이콘을 사용했습니다. 과정이나 구조를 설명하는 긴 문장은 단계형 또는 관계형 인포그래픽으로 변경했어요.
예를 들면 다음과 같은 방식입니다.
- 세 가지 특징은 아이콘 세 개로 구분
- 작업 과정은 순서형 도식으로 변경
- 구성 요소는 그룹별 카드로 분리
- 비교 내용은 좌우 영역으로 구분
- 핵심 수치와 결론은 강조색으로 표시
단순히 문장을 짧게 줄이는 것보다 정보의 관계가 보이도록 배치하는 데 집중했습니다. 다만 모든 문장을 아이콘으로 바꾸지는 않았어요. 제안에 필요한 조건이나 구체적인 설명은 본문으로 남기고, 빠르게 파악해야 하는 핵심 내용만 시각화했습니다.
다른 팀이 수정하면 개체 위치가 자주 달라졌어요
템플릿을 공유한 뒤에도 모든 페이지가 기준에 맞게 돌아오는 것은 아니었습니다. 디자인팀이 아닌 다른 팀에서 내용을 수정한 파일은 개체 위치와 여백, 폰트 크기가 달라지는 경우가 많았어요.
주로 확인했던 문제는 다음과 같습니다.
- 제목이나 본문이 안내선 밖으로 이동함
- 텍스트가 늘어나면서 개체 간격이 좁아짐
- 기존과 다른 크기의 폰트가 사용됨
- 이미지 비율이 달라지거나 정렬이 흐트러짐
- 표와 그래프에 새로운 색상이 추가됨
- 로고 위치와 크기가 달라짐
템플릿이 있다고 해서 최종 검수가 필요 없어지는 것은 아니었어요. 대신 처음부터 모든 페이지를 다시 디자인하지 않아도 되기 때문에 수정 범위를 빠르게 확인할 수 있었습니다.
수정된 페이지부터 확인하고 전체를 다시 봤어요
수정본을 받으면 먼저 새로 추가되거나 변경된 페이지를 확인했습니다. 해당 페이지의 개체 위치, 여백, 폰트 크기와 색상을 정리한 뒤 제안서 전체를 처음부터 다시 확인했어요.
최종 검수 순서는 다음과 같았습니다.
- 수정된 페이지 확인
- 제목과 본문의 글자 크기 확인
- 개체 위치와 여백 확인
- 표와 그래프의 색상·선 굵기 확인
- 로고와 하단 정보 위치 확인
- 전체 페이지를 순서대로 재확인
수정된 페이지만 보면 앞뒤 페이지와의 연결이 어색한 부분을 놓칠 수 있어요. 그래서 부분 수정을 마친 뒤에는 반드시 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 넘겨보며 톤앤매너가 유지되는지 확인했습니다.
템플릿으로 가장 많이 줄어든 작업
템플릿을 만든 뒤 가장 크게 줄어든 것은 톤앤매너와 폰트를 다시 정리하는 작업이었습니다.
이전에는 새로운 제안서를 만들 때마다 제목 크기와 본문 폰트, 색상, 여백을 다시 맞춰야 했어요. 템플릿을 적용한 뒤에는 기본 구조가 이미 정리돼 있어 내용과 정보 표현에 더 집중할 수 있었습니다.
제안서 템플릿은 디자인을 완전히 고정하는 파일이라기보다 반복되는 결정을 줄여주는 기준에 가까웠어요. 표지, 목차, 간지, 본문, 막지를 슬라이드 마스터에 준비하고 폰트와 색상, 개체 위치를 정해두니 수정과 최종 검수도 한결 수월해졌습니다.
사내 제작물 전체의 색상, 폰트, 여백 기준을 정리했던 과정은 아래 글에서도 확인할 수 있습니다.
