인하우스 디자이너로 근무하면서 제안서, eDM, 뉴스레터, 리플렛, 브로슈어, SNS 이미지, 홈페이지 자료 등 다양한 디자인 파일을 관리했습니다.
작업물 종류가 많아질수록 디자인을 잘 만드는 것만큼 완성된 파일을 다시 찾을 수 있게 정리하는 일도 중요했습니다. 이전 제작물을 수정해 다시 사용하거나 다른 팀원에게 원본을 전달해야 하는 경우가 많았기 때문입니다.
저는 회사 PC와 공유 폴더에 동일한 기준을 적용하고, 업무·연도·월·프로젝트 순서로 폴더를 나눠 파일을 정리했습니다.
대분류부터 정한 뒤 프로젝트 폴더를 만들었어요
제가 사용한 기본적인 폴더 구조는 다음과 같습니다.
업무 → 연도 → 월 → 프로젝트
프로젝트 폴더 안에서는 자료와 작업 파일을 구분했습니다. 작업 폴더에는 원본, 수정본, 최종본을 나눠 보관했고 디자인에 사용한 이미지나 참고 자료는 소스 폴더에 함께 정리했습니다.
예시로 정리하면 다음과 같습니다.
- 업무
- 2026
- 10월
- 프로젝트명
- 자료
- 작업
- 원본
- 수정본
- 최종본
- 소스
- 프로젝트명
- 10월
- 2026
이 구조를 사용하면 먼저 작업 시기와 프로젝트를 찾은 뒤 필요한 파일 종류로 이동할 수 있습니다.
eDM이나 뉴스레터처럼 매달 반복되는 작업도 월별로 구분할 수 있었고, 특정 프로젝트의 제안서와 리플렛을 함께 제작한 경우에는 프로젝트 폴더 안에서 제작물별로 다시 정리할 수 있었습니다.
프로젝트명과 제작물 형식을 파일명에 넣었어요
파일명만 보고도 어떤 작업물인지 확인할 수 있도록 프로젝트명과 제작물 형식을 함께 사용했습니다.
기본 형식은 다음과 같습니다.
프로젝트명_제작물형식_v01
제작물 형식에는 eDM, 제안서, 리플렛처럼 실제 파일의 용도를 넣었습니다.
예를 들면 다음과 같은 구조입니다.
프로젝트명_eDM_v01프로젝트명_제안서_v01프로젝트명_리플렛_v01
수정이 생기면 기존 파일을 덮어쓰지 않고 v02, v03처럼 버전 숫자를 올렸습니다. 파일을 열기 전에도 어느 파일이 더 최근 수정본인지 구분하기 위한 방식이었습니다.
파일 확장자는 프로그램에서 자동으로 표시되므로 작업물의 목적과 버전을 먼저 알아볼 수 있게 만드는 데 집중했습니다.
‘최종’은 실제 최종본에만 사용했어요
수정할 때마다 파일명에 최종, 최종수정, 진짜최종을 붙이면 어떤 파일이 실제 전달본인지 다시 열어봐야 합니다.
그래서 작업 중에는 v01, v02처럼 숫자로만 버전을 관리하고, 실제로 확인이 끝난 파일에만 최종을 사용했습니다.
제가 사용한 흐름은 다음과 같습니다.
- 최초 작업 파일은
v01로 저장합니다. - 수정할 때마다
v02,v03으로 숫자를 올립니다. - 담당자의 최종 확인이 끝날 때까지 버전명을 유지합니다.
- 실제 발송하거나 전달하는 파일에만
최종을 사용합니다. - 최종본은 별도의 최종본 폴더에 보관합니다.
이렇게 하면 작업 중인 파일과 전달이 끝난 파일을 폴더 위치와 파일명으로 함께 구분할 수 있었습니다.
원본과 전달용 파일을 분리했어요
일러스트와 PPT 같은 편집 가능한 원본 파일과 PDF, JPG 등 전달용 파일은 폴더를 따로 나눴습니다.
원본 파일은 이후 문구나 이미지 수정에 다시 사용할 수 있도록 보관했고, 전달용 파일은 담당자나 인쇄소 등에 실제로 전달한 상태로 저장했습니다.
파일을 구분한 이유는 다음과 같습니다.
- 원본을 실수로 덮어쓰는 상황을 줄일 수 있음
- 실제 전달한 파일을 다시 확인할 수 있음
- 수정 요청이 왔을 때 편집 가능한 파일을 빠르게 찾을 수 있음
- PDF와 JPG가 여러 버전으로 섞이는 것을 방지할 수 있음
- 다른 팀원이 필요한 형식만 찾아 사용할 수 있음
디자인에 사용한 이미지와 기타 자료는 소스 폴더에 함께 보관했습니다. 원본 파일만 남기고 연결된 이미지가 사라지면 나중에 수정할 때 파일이 제대로 열리지 않거나 이미지를 다시 찾아야 할 수 있기 때문입니다.
이전 버전도 삭제하지 않고 보관했어요
수정이 완료된 이전 버전도 바로 삭제하지 않고 모두 보관했습니다.
제안서나 디자인 작업은 최종 확인이 끝난 뒤에도 이전 문구나 시안으로 돌아가야 하는 상황이 생길 수 있습니다. 이전 버전이 남아 있으면 어떤 내용이 변경됐는지 비교하기도 편했습니다.
대신 이전 버전은 수정본 폴더에 모으고, 최종본 폴더에는 실제 전달 파일만 두었습니다. 모든 파일을 한 폴더에 넣는 것보다 보관 목적에 따라 위치를 분리하는 방식이었습니다.
파일 수가 많아지더라도 폴더 역할이 명확하면 필요한 버전을 찾는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있었습니다.
팀원마다 저장 기준이 달라 파일을 찾기 어려웠어요
같이 일하는 팀원과 파일 저장 방식이 달라 원하는 자료를 찾는 데 시간이 걸린 경험도 있었습니다.
같은 프로젝트인데도 한 사람은 연도 폴더에 저장하고, 다른 사람은 제작물 종류에 따라 저장하면 파일이 여러 위치에 흩어지게 됩니다. 파일명 규칙도 다르면 검색할 때 어떤 단어를 입력해야 하는지 알기 어려웠습니다.
특히 세부 폴더에 들어가야 할 파일이 상위 폴더에 그대로 놓여 있는 경우가 있었습니다. 파일이 적을 때는 문제가 없어 보이지만 프로젝트가 쌓이면 상위 폴더에 여러 작업물이 섞이게 됩니다.
이 경험을 통해 세부 폴더를 늘리는 것보다 처음부터 대분류를 확실하게 정하는 것이 중요하다고 느꼈습니다.
누구나 알아볼 수 있는 구조가 중요했어요
폴더 구조는 만든 사람만 이해할 수 있어서는 안 됩니다. 별도의 설명이 없어도 다른 팀원이 필요한 파일을 찾을 수 있어야 했습니다.
파일을 정리할 때는 다음 내용을 확인했습니다.
- 프로젝트가 어느 연도와 월에 진행됐는지
- 파일명만 보고 제작물 종류를 알 수 있는지
- 최신 수정본의 버전이 무엇인지
- 편집 가능한 원본이 어디에 있는지
- 실제 전달한 최종본이 무엇인지
- 연결된 이미지와 소스가 함께 보관되어 있는지
- 다른 사람이 같은 위치에서 파일을 찾을 수 있는지
폴더가 지나치게 세분화되면 파일을 저장할 때마다 위치를 고민하게 됩니다. 반대로 구분이 너무 적으면 모든 파일이 한 폴더에 쌓이게 됩니다.
그래서 업무, 연도, 월, 프로젝트처럼 공통으로 적용할 수 있는 대분류를 먼저 만들고 프로젝트 내부에서 자료와 작업 파일을 나누는 방식이 관리하기 편했습니다.
파일 정리는 다음 작업을 위한 준비였어요
디자인 파일 정리는 작업이 끝난 뒤 남는 정리 업무처럼 보일 수 있습니다. 하지만 정기 eDM을 수정하거나 기존 제안서를 활용할 때는 과거 파일을 얼마나 빠르게 찾느냐가 작업 시간에 직접 영향을 줬습니다.
프로젝트명과 제작물 형식, 버전을 일정하게 표기하고 원본·수정본·최종본·소스를 나눠두면 작업이 끝난 뒤에도 파일을 다시 활용하기 쉬웠습니다.
가장 중요한 기준은 복잡한 폴더를 만드는 것이 아니라, 누가 보더라도 같은 위치에서 같은 파일을 찾을 수 있게 만드는 것이었습니다.
제안서 수정본을 관리한 실제 과정과 사내 디자인 기준을 정리한 방법은 아래 글에서 확인할 수 있습니다.
