고객 초청 세미나를 준비하면서 대형 배너를 벽면에 설치한 적이 있어요.
설치가 끝났을 때는 문제가 없어 보였지만 시간이 지나면서 접착력이 떨어졌고, 결국 벽에 붙여둔 배너가 떨어졌습니다.
행사물 디자인은 출력 파일을 전달하는 것으로 끝나는 작업이 아니었어요. 실제 공간의 크기와 벽면 상태, 제작물의 무게, 설치 방법까지 함께 확인해야 했습니다.
저는 고객 초청 세미나에서 현수막과 배너, 안내판, 명찰, 발표 화면, 리플렛과 브로슈어 등 행사에 필요한 디자인 작업 전반을 담당했어요. 출력업체에 설치를 요청하고 현장에서 작업 위치와 방법을 직접 확인하기도 했습니다.
※ 회사명, 행사명, 장소, 실제 디자인과 참석자 정보는 공개하지 않습니다.
행사장 답사부터 작업을 시작했어요
세미나 행사물을 제작하기 전에는 행사장을 직접 답사했습니다.
사진만 보고 디자인하면 실제 설치 공간의 크기나 참석자의 이동 방향을 정확하게 알기 어려웠어요. 행사장에 방문해 무대와 입구, 접수대, 발표 공간, 벽면 위치를 확인했습니다.
답사 후에는 담당자로부터 세부 사이즈와 행사장 도면을 전달받았어요.
현장에서 직접 본 내용과 도면의 치수를 함께 확인하며 어떤 제작물이 필요한지 정리했습니다.
주요 확인 항목은 다음과 같았습니다.
- 참석자가 처음 들어오는 입구
- 명찰을 받고 등록하는 접수대
- 행사장과 세션 위치를 안내할 공간
- 발표가 진행되는 무대와 화면
- 현수막과 대형 배너를 설치할 벽면
- 리플렛과 브로슈어를 배포할 위치
- 참석자가 이동하는 주요 동선
디자인이 보기 좋아도 설치 위치가 잘못되면 참석자가 필요한 정보를 찾기 어려울 수 있었어요. 행사물마다 어떤 위치에서 누구에게 보여야 하는지를 먼저 정했습니다.
행사에 필요한 제작물을 함께 구성했어요
고객 초청 세미나에서는 한 종류의 디자인만 제작하지 않았어요.
제가 담당했던 제작물은 다음과 같습니다.
- 행사장 현수막
- 대형 홍보 배너
- 행사장 안내판
- 참석자 명찰
- 발표용 화면
- 교육 및 프로그램 안내 리플렛
- 제품과 서비스 소개 브로슈어
현수막과 배너, 안내판, 명찰은 일러스트레이터로 작업했습니다. 발표 화면은 PPT로 제작했어요.
각 제작물을 서로 다른 디자인처럼 보이게 만들기보다 행사명과 주요 색상, 글자 체계를 동일하게 적용했습니다. 참석자가 입구에서 안내판을 보고, 명찰을 받은 뒤, 행사장 안에서 발표 화면과 브로슈어를 접하더라도 하나의 행사로 인식할 수 있도록 구성했어요.
출력물의 크기와 재질도 직접 정했습니다. 행사장 도면과 설치 위치를 기준으로 크기를 결정하고, 사용 목적과 설치 방법을 고려해 재질을 선택했어요.
대형 배너가 벽면에서 떨어졌어요
가장 기억에 남는 문제는 벽면에 설치한 대형 배너에서 발생했습니다.
벽에 테이프를 먼저 부착한 뒤 그 위에 양면테이프로 배너를 고정했어요. 설치 직후에는 배너가 벽면에 붙어 있었지만 시간이 지나면서 접착력이 떨어졌고 배너가 아래로 떨어졌습니다.
대형 제작물은 작은 안내판이나 종이 출력물보다 무게와 면적이 컸어요. 설치할 때 바로 붙어 있다는 사실만으로 행사 시간 동안 안정적으로 유지된다고 판단하기 어려웠습니다.
이 경험을 통해 설치 직후의 모습뿐 아니라 다음 조건도 함께 확인해야 한다고 느꼈어요.
- 벽면의 재질과 표면 상태
- 배너의 크기와 무게
- 사용한 테이프의 접착력
- 행사장이 허용하는 설치 방법
- 설치 후 유지되어야 하는 시간
- 참석자의 이동을 방해하지 않는 위치
- 떨어졌을 때 사람이 다칠 위험이 없는지
디자인 파일에서는 문제가 없었지만 실제 공간에 설치하면서 새로운 문제가 생긴 사례였어요.
행사장과 설치업체의 의견이 달랐어요
출력과 설치는 전문 업체에 요청했습니다. 행사 당일에는 업체가 제작물을 설치하는 과정을 직접 확인하면서 위치와 방향을 안내했어요.
설치 과정에서 업체가 권하는 방식과 행사장에서 권하는 방식이 서로 다른 경우가 있었습니다.
설치업체는 제작물의 크기와 무게를 고려해 안정적인 고정 방식을 제안했고, 행사장은 벽면 손상이나 시설 관리 규정을 고려한 방식을 원했어요.
어느 한쪽의 의견만 따르기보다 다음 조건을 함께 확인하며 중간에서 조율했습니다.
- 행사장 벽면을 손상시키지 않는가
- 제작물이 행사 시간 동안 유지될 수 있는가
- 설치와 철거가 가능한 방식인가
- 행사장의 이용 규정을 지킬 수 있는가
- 참석자의 이동과 시야를 방해하지 않는가
현장에서는 디자인보다 시설 규정과 안전한 설치가 우선될 때도 있었어요. 제가 임의로 설치 방법을 결정하기보다 행사장 담당자와 설치업체의 의견을 듣고 사용할 수 있는 방법을 조정했습니다.
설치가 끝난 뒤에도 직접 확인했어요
출력업체에 설치까지 맡겼지만 작업을 전달하고 자리를 비우지는 않았습니다.
행사장에서 제작물의 실제 위치와 높이, 방향을 확인하고 필요한 부분을 설치업체에 안내했어요.
현장에서는 다음 내용을 중점적으로 살펴봤습니다.
- 배너와 현수막이 계획한 위치에 설치됐는지
- 행사명과 날짜에 오탈자가 없는지
- 출력물의 크기가 공간에 적절한지
- 발표 화면과 현장 제작물의 디자인이 일치하는지
- 안내판이 참석자의 이동 방향에서 잘 보이는지
- 명찰의 이름과 소속이 정확한지
- 배너가 안정적으로 고정됐는지
- 설치물이 출입구나 통로를 방해하지 않는지
발주 전에는 오탈자와 사이즈를 가장 중요하게 확인했습니다.
날짜나 행사명이 잘못되면 현장에서 바로 수정하기 어려웠고, 출력물의 크기가 설치 공간과 맞지 않으면 준비한 위치에 사용할 수 없었기 때문이에요.
행사 후 재사용할 자료를 구분했어요
행사명과 일정이 들어간 현수막, 배너, 안내판과 명찰은 행사가 끝난 뒤 폐기했습니다. 특정 날짜와 장소에 맞춰 제작된 자료라 다른 행사에서 그대로 사용하기 어려웠어요.
반면 기업 프로그램을 소개하는 리플렛처럼 행사와 관계없이 사용할 수 있는 자료는 재사용했습니다.
처음부터 모든 제작물을 일회용으로 보는 것이 아니라 다음 행사나 영업 활동에서 다시 사용할 수 있는지 구분했어요.
- 행사명과 날짜가 들어간 제작물: 행사 종료 후 폐기
- 공통 프로그램 안내 리플렛: 수량 확인 후 보관
- 제품 및 기업 소개 브로슈어: 영업 미팅과 다른 행사에 활용
- 발표 자료: 다음 행사에 맞게 내용 수정 후 재사용
재사용할 자료는 특정 행사 정보가 지나치게 많이 들어가지 않도록 구성하는 것도 필요했습니다.
현장에서는 설치 방법까지 디자인의 일부였어요
세미나 행사물 제작은 화면 안에서 끝나는 작업이 아니었습니다.
행사장을 답사하고, 도면과 사이즈를 확인하고, 출력물의 크기와 재질을 정한 뒤 실제 설치 과정까지 살펴봐야 했어요.
대형 배너가 떨어진 경험을 통해 출력물이 계획한 위치에 설치됐다는 것만으로 작업이 끝나는 것은 아니라는 점도 알게 됐습니다. 제작물의 무게와 벽면 상태, 행사장 규정에 맞춰 행사 시간 동안 안정적으로 유지되는지도 확인해야 했어요.
지금 다시 같은 행사를 준비한다면 발주 전 오탈자와 사이즈를 확인하는 것에 더해 설치업체와 행사장 담당자에게 고정 방법을 미리 확인하고, 설치가 끝난 뒤 일정 시간이 지난 후에도 상태를 다시 점검할 것 같아요.
인쇄 파일을 발주하기 전에 확인했던 항목은 아래 글에서도 정리했습니다.
